Os empreendedores devem fazer uso de software para automatizar e agilizar os processos do dia-a-dia. Mas saber qual ferramenta de software escolher é um desafio ao abrir uma empresa
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Este é um processo que o ajudará a decidir quais ferramentas adicionar à sua lista de opções e como avaliar aquelas que você está considerando.
Decida quem vai liderar o processo de avaliação
Ao selecionar um novo software, é uma boa ideia designar quem em sua equipe irá liderar o esforço. Essa pessoa pode não ser o tomador de decisão final, mas será responsável por estabelecer o processo de avaliação do software e pela coleta de dados de teste. Ele ou ela também solicitará sugestões para a definição de metas e apresentará as descobertas junto com uma recomendação.
Identifique quais problemas você deseja resolver
Antes de qualquer avaliação começar, você precisa determinar quais problemas existentes você está procurando resolver ou quais processos você está buscando agilizar ou automatizar.
Além disso, decida quais são seus objetivos para este novo software. Você precisa de proteção contra um ataque de segurança cibernética? Você está procurando reduzir o tempo que leva para processar sua folha de pagamento? Você precisa conhecer seus objetivos para encontrar o software certo para alcançá-los.
Identifique o que os usuários precisam realizar
Depois de saber os problemas que deseja resolver, é hora de conversar com os membros da sua equipe que usarão o software. Crie uma lista de requisitos para o software e certifique-se de distinguir claramente entre necessidades e desejos em uma lista priorizada, pois isso entrará em jogo na tomada de decisão final.
Além disso, considere os recursos de integração e se suas escolhas principais funcionarão ou não com suas plataformas e fluxos de trabalho atuais. Essa nova tecnologia não será usada no vácuo e até mesmo as melhores opções disponíveis não se manterão se não se encaixarem em seus processos atuais.
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Pesquise e crie uma lista de soluções possíveis
Descubra quais soluções de tecnologia estão disponíveis para resolver seus problemas existentes ou fornecer oportunidades de melhoria. Considere soluções direcionadas que se concentrem em um determinado problema ou processo, bem como tipos de tecnologia tudo-em-um que resolverão não apenas o problema pretendido, mas também irão melhorar outros processos ou aumentar a automação. Identifique os prós e os contras, focalizando especialmente os recursos de integração e a flexibilidade do software para escalar com você conforme sua empresa cresce. Além disso, certifique-se de verificar as opções de treinamento e suporte ao cliente.
Limite suas opções
Em alguns casos, você pode encontrar várias soluções que atendam às suas necessidades. Se for esse o caso, você precisa selecionar um número gerenciável para investigar. Limite a cinco ou menos escolhas principais com base na funcionalidade e no ajuste, garantindo que as opções escolhidas atendam aos requisitos que você acabou de priorizar.
Dê uma olhada nos comentários dos usuários atuais e veja quais tipos de funcionalidade eles destacam, bem como sua experiência geral. O feedback é consistente entre os usuários? Os comentários variam de acordo com o tipo de usuário?
Isso pode lhe dizer algo útil. Considere a funcionalidade e o custo em sua análise e considere os custos iniciais e futuros. Por exemplo, se o preço é baseado no número de usuários, você deve considerar este custo adicional conforme sua empresa cresce.
Designe seus testadores
Selecione algumas pessoas em sua equipe para passar por uma avaliação para experimentar totalmente o software. Uma demonstração é boa para começar a restringir as opções, mas uma avaliação é melhor para um teste completo e fornecerá mais tempo para explorar.
Forneça a cada usuário um formulário para ajudá-los a mapear o que gostaram, não gostaram, quais funcionalidades estão faltando e se eles iriam adotar o software se ele fosse comprado. Peça-lhes que considerem o quão amigável é a ferramenta e a eficácia das opções de ajuda disponíveis. Certifique-se de que eles replicam a mesma tarefa com cada uma das opções que você reduziu para garantir que eles tenham uma comparação verdadeira como base para seus comentários.
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Colete o feedback
Depois que sua equipe tiver concluído todos os testes, reúna as informações e identifique as melhores opções. É útil criar uma grade com as principais prioridades e o feedback agregado coletado para cada uma, bem como alguns comentários com opiniões gerais.
Avalie as opções e tome sua decisão
Com a grade de feedback e comentários dos testadores em mãos, tome uma decisão final. Quem quer que seja selecionado para liderar o esforço de avaliação deve apresentar sua recomendação e a base para sua escolha com base nos dados coletados.
As startups em estágio inicial geralmente têm fundos limitados, por isso é especialmente importante usar todos os recursos com sabedoria. Usar a tecnologia para melhorar a eficiência do processo por meio da automação é uma ótima maneira de fazer uso inteligente dos recursos e ter uma abordagem metódica para avaliar as opções o ajudará a tomar as melhores decisões para o seu negócio.
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